Blog

Lecę z tym! 4 eventy w 5 tygodni

Ostatnie 5 tygodni (mówiąc poprawnie i dyplomatycznie) było dość intensywne. Zamknęło się w nich 4 eventy (w tym 2 dwudniowe): Street Noise vol. 5, Konferencja Kultura pod napięciem, 10 lat Betonu i Ostrowski Styl – łącznie wzięło z nich udział około 2 000 osób. W międzyczasie miałam jeszcze remont, po którym właśnie doprowadzam swoje mieszkanie do porządku i 33 urodziny. Naprawdę z perspektywy czasu – całych 4 dni – nie mam pojęcia jak to możliwe, że w ogóle się udało.

Oczywiście prawdą jest to, że przygotowanie do takiego wydarzenia nie zamyka się w tygodniu, czy nawet miesiącu. Planowanie, ustalanie warunków i współpracy z artystami, prelegentami czy gośćmi odbywa się najczęściej miesiące wcześniej, a później pozostaje już głównie skrupulatna realizacja. Jednak zawsze to właśnie na tydzień przed każdym wydarzeniem jest kumulacja wszystkiego. Dokładnie na kilka dni przed eventem okazuje się, czy logistyka wcześnie założona zadziałała. I wiecie co? Zawsze jest coś co się nie uda, czego się nie przewidzi lub nie zdąży zrobić, czy zwyczajnie – element, o którym się zapomni. W każdym evencie – a realizuję je już od ponad 12 lat – wydarzyło się coś nieprzewidzianego, jakaś mała lub większa wpadka. Jest to stała każdego wydarzenia. Od razu trzeba założyć, że coś pójdzie nie tak i w takiej sytuacji elastycznie się do niej dostosować.

Przykłady z ostatnich 4 imprez?

Podczas Street Noise mieliśmy problem z mikrofonami – w trakcie imprezy wymienialiśmy sprzęt, nie mogliśmy również dostać się do jednego z wynajętych dla STAFFU apartamentów, a uczestniczki zawodów zatrzasnęły się w części budynku, do której nie mieliśmy kluczy. W trakcie Konferencji Kultura pod napięciem, wykładowca biegał pomiędzy wykładami online i u nas, bo zastąpił inną osobę, której w ostatniej chwili coś wypadło, a jeden z panelistów trafił w nocy przed wydarzeniem do szpitala i nie dojechał. Na 10leciu Betonu z emocji zapomnieliśmy o grupowych zdjęciach z każdym z pokoleń i nie zauważyliśmy, że catering zostawił kolejne porcje gorących dań są pod stołem – przez co nie każdy je dostał. Podczas Ostrowskiego Stylu – nawet w dniu wydarzenia wciąż ktoś odpadał przez kwarantannę, a ze względów bezpieczeństwa na 2 dni przed imprezę musieliśmy odwołać jedną z części dwudniowej imprezy – Koncert Galowy.

Event jest płynny, zmienny, jest organizmem w trakcie, którego trzeba być cały czas skupionym i reagować na to co się dzieje, najlepiej w taki sposób, by po pierwsze: nikomu nic się nie stało, po drugie: by zrealizować program i po trzecie: by ludzie wyszli z danego miejsca z poczuciem satysfakcji i tym, że po prostu było warto. Pamiętaj, że przychodzą czy przyjeżdżając ludzie poświęcają Ci swój czas – czyli jedyny element życia, którego nie są już w stanie odzyskać. Doceń to i zrób wszystko co w swojej mocy by było cudownie.

W okresie przed wydarzeniem, a szczególnie w trakcie, poziom adrenaliny jest wciąż na wysokim poziomie. Do tego dochodzi presja otoczenia, ciągła decyzyjność i nieustanna analiza wszystkich elementów, by o czymś nie zapomnieć. Organizm buntuje się z przemęczenia, a jak adrenalina odpuści, dopiero wtedy też zaczyna się spokojnie spać – przynajmniej u mnie tak jest. Po tych 4 eventach wracam teraz do siebie i czuję się naprawdę dobrze.

A czym właściwie jest event, wydarzenie czy impreza? Dla mnie każdy event to przede wszystkim emocje ludzi, którzy na nim są i klimat, który tworzą. By stworzyć przychylne środowisko i atmosferę, w której każdy poczuje się dobrze, musimy przede wszystkim zbudować miejsce dające poczucie wyjątkowości. Zadbać o nietypową przestrzeń, światła, scenografię, i wyjątkowość chwili. Nie wystarczy tylko wejść na scenę, halę, czy salę konferencyjną postawić stół, krzesła, 2 roll upy, nagłośnienie i gotowe. Wydarzenie oczywiście się odbędzie, ale nie stworzy przestrzeni, która na nowo zainspiruje ludzi, będzie napędzać ich małymi impulsami wrażeń i kreować rzeczywistość sprzyjającą rozwoju i przyjemności. Wszystko się odbędzie, może nawet będzie ok, ale dla mnie OK to już za mało. Ja chcę by wybrzmiało ogromne „WOW!”. „WOW” gdy ktoś widzi graffiti na ścianie, „WOW” gdy widzi scenografię, „WOW” gdy prelegent swoją charyzmą ożywia tłum, „WOW” gdy wspomnienia powodują łezkę w oku, „WOW” gdy za organizacją stoi zespół, któremu zależy na: „WOW”. Właśnie dla tego: „WOW” kocham organizować eventy. To właśnie na nich się realizuje i czuję, że to moje miejsce. Tworzenie przestrzeni dla edukacji, artyzmu, dobrych emocji, rozwoju i budowaniu pięknych wspomnień.

Oczywiście, nie oszukujmy się: 5 tygodni pracy w ciągłej adrenalinie nie jest lekkim zadaniem. Mam ogromne wsparcie w postaci zespołu, stojącego za każdym wydarzeniem, współtworzącym go, ale w moim przypadku jest też świadomość, że jeśli coś nie wyjdzie, coś się wydarzy – wszystkie konsekwencje: wizerunkowe, finansowe czy prawne spadną tylko na mnie. Taka świadomość naprawdę potrafi podkręcić atmosferę. Na szczęście po wszystkim pozostaje już tylko błogość, satysfakcja i radość, że po prostu się udało.

Po tych intensywnym czasie teraz jest moment na rekonwalescencję. Chwilę odpoczynku. Powrót do mieszkania i posprzątanie po remoncie. Spotkanie z rodzicami, kontakt z przyjaciółmi, przesadzenie kwiatków, które tak długo na to czekają, nadrobienie zaległości w pracy jednej i drugiej – bo przecież w okresie dodatkowych eventów ilość cyklicznych zadań w pracy wcale nie zmalała. Zwyczajnie wszystkiego było po prostu dużo więcej. Jednak wchodzę w to z poczuciem spokoju – wiem, że teraz mam tylko 2 jednodniowe wydarzenia przez najbliższy miesiąc (1 małe na jakieś 200 osób i drugie nieco większe na jakieś 6 000 osób) – ale przecież to tylko 2 wydarzenia na najbliższy miesiąc – z perspektywy czasu brzmi naprawdę spokojnie.