Blog

Zarządzanie według książek vs rzeczywistość

Jedną z najtrudniejszą rzeczy jakie przyszło mi robić w życiu to zarządzać ludźmi. Mimo licznych książek i mów, które czytałam i słuchałam praktyka zweryfikowała wszystko w sposób, którego nikt nie był w stanie przewidzieć. Z mojej perspektywy analizując ogólne zachowania i reakcję grupy docelowej, musimy wziąć pod uwagę również indywidualne podejście każdego człowieka. A skoro mamy indywidualnie podchodzić do każdego członka, to w jaki sposób ujednolicić sprawną komunikację z grupą? 

Jestem pewna, że wiele osób przyjdzie mi tutaj z kupą rad. Dobrze znam rady i filmiki takie jak: najlepsze cechy lidera, najważniejsze kompetencje szefa, dobry lider to couch, słuchaj swojego zespołu, komunikacja źródłem sprawnego zarządzania, zbuduj zaufanie grupy, motywacja źródłem sukcesu itd. 

Odwróćmy to. 

Jakie są najważniejsze cechy dobrej grupy? Jak odróżnić pozytywne kompetencje swojej grupy od destrukcyjnych zachowań wewnętrznych? Jak kompetencje jednostek mają wpłynąć na jej rozwój, a nie rywalizację? Jak grupa może Cię motywować? Co zrobić, by grupa chciała Cię słuchać i rozumieć? Jak zachęcić grupę do jasnej i otwartej komunikacji? Jak wyznaczyć odpowiednie granice w relacji lider-grupa? W jaki sposób Ty jako lider możesz zaufać grupie?

Skoro sprawny lider jest w stanie zjednoczyć grupę, to dlaczego wciąż pojawiają się nowe wyzwania, a pewnych sytuacji nie jest w stanie przewidzieć nawet najbardziej sprawny lider? 

Dlaczego w każdej, nawet najlepszej grupie, zachodzi wcześniej czy później rotacja? 

Pamiętaj, że istnieje najbardziej nieprzewidywalna zmienna w każdym ze zdarzeń, z którym mamy na co dzień do czynienia – czynnik ludzki. Istnieją potrzeby indywidualne każdej z osób, które są zawarte w piramidzie wartości wyżej niż potrzeby grupy. Każdy potrzebuje przebrnąć przez piramidę Maslowa zaczynając od potrzeb fizjologicznych po samorealizację. A prawda jest taka, że to co wystarcza nam w kontekście samorealizacji w wieku 30 lat niekoniecznie jest tym, co wystarczy nam w wieku 40 lat. My zmieniamy się jako ludzie, a co z tym idzie – nasze potrzeby. Zaspokojona potrzeba uznania i potrzeba przynależności ustępuje potrzebie samorealizacji. 

Zarządzam ludźmi zawodowo od prawie 12 lat i z każdym rokiem mam poczucie, że wiem coraz mniej. Staram się spełniać wszystkie wymienione wymogi w książkach o sprawnym zarządzaniu, zdrowym i motywującym środowisku pracy, a później dzieje się coś, co w mojej głowie robi przewrót i zostaję z jedną, jedyną myślą: „WTF!”. Analizuję wszystkie swoje kroki, zastanawiam się, w jaki sposób to ja się przyczyniłam do danej sytuacji i jak mogłam jej zapobiec. Czy poprzez swoje duże zaangażowanie w zespół i pracę tworzę środowisko na tyle hermetyczne, że jest całkowicie zamknięte na innych ludzi? Pewnie tak. Więc źródłem sukcesu powinno być zmniejszenie zaangażowania – ale przecież to sprzeczne ze wszystkimi mądrymi książkami, które przeczytałam? Postawienie granic – to z pewnością zadziała – mówią książki, ale ja mam wrażenie, że granice istnieją i są dość wyraźne, a wzmocnienie ich wpłynie jedynie negatywnie na wewnętrzną komunikację. Jak znaleźć sposób i złapać dystans?

Nie ma jednego dobrego rozwiązania dla wszystkich organizacji. Nie ma jednego dobrego rozwiązania dla wszystkich zespołów ani dla wszystkich ludzi. Raz stworzona struktura w organizacji, w końcu przestanie być odpowiednia dla danego zespołu. Z czasem wytworzy się wewnętrznie poczucie stagnacji, a potrzeba samorealizacji zaspokajana w tym samym zespole i strukturze wcześniej, przestanie być wystarczająca. Jedyną pewną, która towarzyszy w strukturze i w życiu to zmiana. Mimo, że często podświadomie będziemy czuć lęk i chęć obrony przed nieznanym, to nadal jedyne z nielicznych wyjść, które widzę w drodze ku dalszemu rozwoju i w efekcie zmniejszeniu rotacji. 

Zarządzanie to dla mnie jakaś forma duplikacji odpowiedzialności osób, które pode mnie podlegają, również na mnie. Warto zauważyć, że umiejętność zarządzania własnym czasem nie jest równoznaczna z umiejętnością zarządzania czasem innych osób. Są to różne kompetencje, których trzeba nauczyć się równorzędnie. Jednym ze sposobów w zarządzaniu jest wprowadzenie procesów, które dadzą zespołowi i pojedynczym osobom autonomię i większą decyzyjność, a jednocześnie zgodne będą z naszymi celami. 

Jeśli pracę zaczynasz zawsze od siebie, to pamiętaj, że jeśli 10 osób w tygodniu 40 godzinnym pracy jest w stanie dać Ci od 30 do 35 godzin wartościowej pracy to przełoży się to na nawet 350 roboczogodzin, w przypadku 20 osób – 700, a w przypadku 30 – nawet 1050. Efekt skalowania. Jedna osoba nie jest w stanie zrobić tak wiele zadań co grupa osób. Czym więcej osób w grupie, która pod Ciebie podlega tym więcej czasu poświęcasz na dbanie o ich komfort pracy i samopoczucie. Wiem, że może Cię to zdziwić, bo wydawałaby się, że w zarządzaniu wszystko kończy się na zaspokajaniu zadań i potrzeb szefa, a prawda jest taka, że niezadowolona osoba, to niestety najczęściej niska jakość pracy. Wbrew pozorom, że to właśnie lider/manager ma największą władzę, to właśnie oddolnie realizowana jest największa liczba procesów i mimo, że decyzje zapadają najczęściej na samej górze, ich wykonanie zależne jest w największym stopniu od osób na dole hierarchii. Jeśli na każdym szczeblu hierarchii nie znajdziesz ludzi, którzy zaufają Ci i dostrzegą Twój autorytet, nie masz szans na powodzenie w zarządzaniu. 

Podobno nie każdemu da się dogodzić. Zgadzam się w 100%. Zawsze będą osoby, którym nie będzie odpowiadał Twój styl zarządzania, wymagania, które stawiasz, nagrody którymi wynagradzasz, a nawet Twoje poczucie humoru czy poczucie sprawiedliwości. Jeśli zaczynasz swoją przygodę z zarządzaniem – pogódź się z tym lub nie zaczynaj. Czym więcej osób, będzie musiało liczyć się z Twoim zdaniem ze względu na strukturę wewnętrzną, tym więcej osób spotkasz na swojej drodze niezadowolonych. Ty też nie wszystkie osoby ze swojego zespołu będziesz lubił i pamiętaj, że nie musisz ich lubić, a oni nie muszą lubić Ciebie. Musisz tylko z nimi pracować. Niejednokrotnie staniesz przed wyborem, czy chcesz być sprawiedliwym szefem, fajnym szefem i jeśli będziesz chciał być fair wobec pracodawcy (a każdy ma pracodawcę, jak nie na umowie zatrudnienia to kontrakcie z klientem – wtedy klient to szef) priorytetem będzie realizacja celów, co nie zawsze będzie fajne, bo zamiast integracyjnej kawy postawisz na dokończenie w zadania w terminie.  

W każdym zespole są kryzysy: małe, średnie i te całkiem duże. Nie zawsze będziesz potrafił sobie z nimi poradzić i nie będziesz rozumiał przyczyny pewnych wydarzeń. Będziesz szukał błędów w sobie i zastanawiał się: gdzie popełniłem błąd? Będziesz analizował wszystkie swoje kroki i sytuacje, przez które wspólnie przechodziłeś z zespołem. Później będziesz analizował zespół jako całość i każdego z osobna, ale zabraknie Ci perspektywy, bo zwyczajnie będziesz częścią tej grupy, a zachowanie dystansu stanie się niemożliwe. Nie bój się wtedy prosić o pomoc ludzi, którzy nie są związani z Twoim zespołem żadną relacją. Oni mają szansę złapać perspektywę i dystans, której Ci brakuje. Świadomość własnych słabości, czyli np. zbyt dużych zażyłości z zespołem może być Twoją największą siłą. Właśnie dzięki samoświadomości i znalezienia odpowiedniego specjalisty do wyzwania czy sytuacji może uratować Twój zespół przed klęską, wzmożoną rotacją czy wewnętrznym konfliktem. 

Zarządzanie jest… ogromnym wyzwaniem i nauką, którą będziesz zbierał przez całe życie.